Hva er endringsprosesser ?

En endringsprosess er enhver forandring i arbeidsforholdene som kan påvirke arbeidsmiljøet til én eller flere arbeidstakere.

Med andre ord kan vi forklare endringsprosesser som et slags samlebegrep for den prosessen en må gå igjennom for å komme fra nåværende situasjon til ønsket situasjon - uansett om endringen gjelder for et enkelt individ, en gruppe eller for en hel organisasjon.

Endringer internt i en bedrift krever en omstillingsprosess. Det er viktig at bedriften setter seg klare mål med omstillingen og at dette kommuniseres ut på en god måte til den det måtte gjelde, like fullt om målgruppen er ansatte i bedriften, partnere og/eller kunder. Når målsetningen forankres i hele organisasjonen og alle jobber sammen mot et felles mål er det større sjanse for å oppnå de ønskede resultatene.  

Utfordringene som ofte er knyttet til gjennomføringen av en endringsprosess har erfaringsmessig vist seg å være kommunikasjon og informasjon mellom ledelsen og de øvrige ansatte. En god, tydelig og tilpasset endringskommunikasjon sikrer bedre effekt og forståelse av endringsprosesser, og det er her vi i Zoaring kommer inn. Vi har jobbet med over 400 private bedrifter og offentlige virksomheter og er eksperter på hvordan forenkle og formidle budskap.

Ved hjelp av god internkommunikasjon og smarte løsninger for å sikre optimalisert formidling av nevnte kommunikasjon,  kan Zoaring hjelpe deg på veien mot gjennomføringen av en vellykket endringsprosess. 

Hvordan oppnå vellykket endring

Vi i Zoaring hjelper deg oppnå vellykket endring ved å formidle og skape forståelse og aksept for de endringene som skal skje på en forenklet og engasjerende måte. Vi har en stor verktøykasse med ulike virkemidler som vi kan benytte oss av for å hjelpe deg med å formidle ditt budskap og i prosessen samtidig sikre at du gjør deg forstått. En optimalisert endringskommunikasjon vil bidra til å redusere avstanden mellom topp og bunn innad i bedriften, og samtidig sikre at effekten budskapet oppleves som både konstruktiv og positiv for mottakeren — noe som igjen er fordelaktig for både selskapet og for de ansatte.  

Et eksempel på dette kan vi finne i arbeidet vi har nylig utførte for et stort norsk produksjonsselskap. De digitale verktøyene til nevnte selskap hadde blitt utdaterte, og ikke minst vanskelige å bruke med årene. For å sikre at alle de ansatte skulle få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag, var de nødt å bytte ut noen av de gamle verktøyene, med nye.

Utfordringen med å innføre og ta i bruk nye verktøy, er at alle de ansatte har forskjellige forutsetninger når det kommer til den digitale kompetanse. En annen utfordring er at det kan være vanskelig å få ansatte til å omstille seg, samt å endre måten de er vant med å jobbe.

Det er her vi i Zoaring kommer på banen. De hadde et behov for å forklare og lære de ansatte om de nye arbeidsmåtene og nye digitale verktøy — på en enkel og lettfattelig måte. Samtidig som man også skulle skape engasjement rundt de digitale arbeidsverktøyene. Leveransen fra Zoaring ble en pakke på rundt 20 minutter med film, og tilbakemeldingen fra kunden var at filmene fungerte utrolig godt til sitt formål. De ble brukt både for å lansere de nye verktøyene, forklare hvorfor de skulle tas i bruk, og som en innledende opplæring.  Filmene var med å avskremme det å skulle ta i bruk noe nytt, og snu endringene til en positiv forandring.

Det å bruke film i opplæringssammenheng ble tatt imot på en veldig god måte, og var enkelt å dele og forankre innad i organisasjonen.

Våre beste tips for endringsprosesser

Vi har, som tidligere nevnt,  bidratt til å hjelpe en rekke organisasjoner med gjennomføringen av sine respektive endringsprosesser. De erfaringene og refleksjonene vi har gjort oss opp som kommunikatører gjennom dette arbeidet dannet utgangspunktet for vår egen liste med tre gode tips for å få til en vellykket endringsprosess.

Første tips fra oss er noe du bør ta tak i før du setter i gang med selve endringsprosessen. Forut for endringen som skal implementeres gjelder det å være proaktiv og skaffe seg mest mulig innsikt. I denne fasen kan det i tillegg være en god idé å identifisere hvor utfordringen ligger og definere hva formålet er.

• Hvem er det som skal gjennom endringen? 
• Hvordan har de det i dag, og hvordan skal de ha det i fremtiden? 

Dette er gode spørsmål å stille seg selv forut for prosessen, og det vil være hensiktsmessig med en empatisk tilnærming til dette for å sette seg inn i de aktuelles opplevelse av situasjonen de står overfor.

Vårt andre gode råd til deg som skal gjennom en endringsprosess er å bruke engasjerende virkemidler i kommunikasjonen. Endring betyr for mange noe nytt. Bruk anledningen til å fornye måten du kommuniserer på. En viktig forutsetning i gjennomføringen av en endringsprosess er at kommunikasjonen som distribueres både er engasjerende og lærerik for mottakerne, i tillegg til at du selvsagt ønsker å gjøre deg forstått. Faktisk er det slik at 90% av all informasjon som overføres til hjernen er visuell — og vi både ser, tenker og drømmer visuelt. Følelser og visuelle bilder prosesseres i samme del av hjernen, og nettopp derfor kan virkemidler som video, bilder og animasjon være en god løsning.

Sist, men ikke minst: sikre at kommunikasjonen kommer frem til målgruppen. Hvordan vet du at kommunikasjonen treffer? Hvor distribuerer du innhold for å sikre at folk får det med seg, og ikke bare forsvinner inn i støyen? Jo, bruk riktige verktøy for formålet. Mens vi i Zoaring jobber med strategier og innhold som skal brukes i internkommunikasjonen, er Zelo verktøyet som sikrer at dette innhold formidles til riktige folk, på foretrukket kanal, ved et enkelt tastetrykk. Enten det er på sms til folk som er ute i feltet, til utviklere som bruker Slack eller til salgsavdelingen på mail. Med Zelo kan du tilpasse måten du formidler internkommunikasjonen din til hver enkelt ansatt, og du sikrer da samtidig at denne treffer målgruppen du kommuniserer til.

Står du overfor en endringsprosess og har et kommunikasjonsbehov?

Send oss din henvendelse i dag. Kanskje vi kan koke opp en god løsning for deg?